El primer paso que deben dar las familias cuando hayan confirmado que su hijo/a quiere cursar un año escolar en el extranjero es buscar una agencia que gestione el programa de curso académico en el extranjero. 

Entre todas las agencias que se dedican actualmente a esta labor hemos de tener en cuenta la experiencia en el sector, la calidad de los programas y los distintivos de calidad con los que cuente, entre otros aspectos igual de importantes. Todo esto servirá de garantía para las familias a la hora de elegir la agencia más adecuada para la realización del programa de año escolar.

Además de los requisitos nombrados, la agencia para estudiar un año académico en el extranjero debe cumplir determinados criterios y estándares. De esta manera, se certifica que los programas educativos en el extranjero que ofrecen las empresas son seguros, legales, de calidad y respetan la normativa vigente.

Requisitos que debe cumplir una agencia para estudiar un año académico en el extranjero:

  • Legislación y garantía de seguridad: En materia de leyes la agencia debe tener actualizada toda la normativa con la que trabaje durante el año de realización del programa. Dentro de este apartado es importante mencionar la presente Ley de Protección de Datos Personales, la Política de Privacidad y de Cookies; así como, el aviso legal que figure en su sitio web
  • Información clara y veraz: La agencia debe dar información verídica y transparente sobre las características de cada curso y, además, debe ser lo más realista posible. No debe crear falsas expectativas, lo que garantiza que la experiencia que viva el estudiante corresponda con la realidad del programa.
  • Gestionar la estancia de manera eficaz: Esto se realiza mediante la firma de contratos claros y por escrito. Toda la información acordada debe estar redactada de manera clara y permanecer por escrito ya que, de esta manera, se protegen los intereses, tanto de la agencia, como del estudiante.
  • Delegaciones en todo el territorio: La agencia debe disponer de una amplia red de delegaciones por todo el territorio, lo que facilita el trato personalizado al cliente.
  • Personal cualificado: La agencia debe contar con un gran equipo de profesionales cualificados y con una alta experiencia que permita asesorar y orientar al estudiante y a los padres de manera adecuada.
  • Ofrecer una asistencia personalizada y apoyo al estudiante: La agencia debe proporcionar asistencia, apoyo y cobertura, tanto al estudiante como a sus padres, dentro y fuera del programa, en el caso de cualquier consulta, incidencia o emergencia, entre otras cosas.
  • Competencia verificada de los monitores que acompañan a los/las estudiantes: Para sostener la tranquilidad de los padres, madres y alumnos/as, se debe seleccionar un monitor/a que acompañe y dirija a los/as estudiantes durante toda su estancia. Para ello, los/as monitores seleccionados/a deben tener las competencias requeridas para este cometido.
  • Traslados: La agencia incluir el traslado desde el aeropuerto del país de destino al lugar de residencia y viceversa.
  • Análisis exhaustivo de la opinión de los clientes: La agencia debe verificar la calidad del servicio mediante un análisis del feedback que reciben de los clientes, de esta manera, pueden comprobar si realmente están consiguiendo los objetivos previstos, además de plantear opciones de modificaciones y mejoras.
  • Financiación: La agencia debe ofrecer facilidades de pago como la opción de financiar el programa en cómodas cuotas de 3 a 10 meses. Además de poder financiar el importe que se desee sin cambiar de banco y precisando de la mínima documentación posible.
  • Cancelación: La agencia debe ofrecer un seguro de cancelación opcional para aquellos/as estudiantes que lo deseen, cubriendo este más de 32 causas de cancelación.
  • Servicio de información en línea: Este servicio permite resolver las dudas de los clientes e interesados en el menor tiempo posible y así ofrecer una atención más ágil e inmediata. Además, aporta un valor añadido a la página web de la agencia que sirve para generar visitas a la misma.
  • Teléfono de emergencias: La agencia debe contar con un número de emergencias donde, tanto familias como estudiantes, puedan contactar en el caso de que surja algún problema, emergencia o inconveniente que necesite ser atendido con la mayor brevedad posible.
  • Newsletters: La agencia debe contar con un servicio de newsletters puntuales para informar sobre nuevos cursos, programas, promociones y noticias de interés a los clientes e interesados.
  • Publicidad veraz: Los contenidos que publicite la agencia, tales como descuentos y ofertas, deben ser reales, es decir, que posteriormente puedan aplicarse realmente.
  • Colegios: La agencia debe realizar una adecuada selección de escuelas reconocidas y cualificadas por organismos educativos, los cuales vigilan y acreditan su nivel de calidad. Además, una selección de personal mediante el trato individual con los directores/as de los centros, sin intermediarios/as.
  • Seguros: La agencia debe ofrecer seguros de viajes, médico, robo, responsabilidad civil, y accidentes para todos los/las estudiantes.